Reading Time: 9 minutes

Nie wiem, co jest gorsze – odkryć, że twoja działka ma dwa różne numery w dwóch różnych rejestrach, czy odkryć to tuż przed podpisaniem umowy sprzedaży. Znajoma miała to „szczęście” doświadczyć drugiej opcji.

Siedziała u notariusza, już szykowała się do podpisania aktu, a notariusz spokojnie stwierdził: „Ta działka 123 w księdze wieczystej to 123/1 w ewidencji gruntów. Nie podpiszemy, dopóki sprzedający tego nie naprawi”. I tyle.

Transakcja wstrzymana, ona w szoku. Bo kto by pomyślał, że numer działki może się różnić w zależności od tego, kogo zapytasz? Jeśli twoja działka ma taką niezgodność – nie sprzedasz jej, nie zbudujesz na niej domu, nie podzielisz. Ale da się to naprawić: wniosek KW-WPIS i co łaska (żartuję, 100 zł). Tylko musi zrobić to sprzedający, bo urząd, który powinien zgłosić to do sądu (wydziału ksiąg wieczystych) automatycznie, prawdopodobnie zapomniał (albo „zaraz to zrobi”. I tak od trzech lat).

Czym jest niezgodność numeru działki (i dlaczego to problem)?

Kupujesz działkę. Wszystko wydaje się ok, aż nagle okazuje się, że księga wieczysta pokazuje numer 123, a ewidencja gruntów 123/1. I tyle wystarczy, żeby zablokować całą transakcję.

Kiedy się to zdarza?

Najczęściej podczas podziału działki. Sprzedający (albo poprzedni właściciel) miał działkę 123, podzielił ją na 123/1 i 123/2, i nikt nie zaktualizował księgi wieczystej. W ewidencji gruntów zmiana jest od razu – działka 123 przestaje istnieć, pojawiają się 123/1 i 123/2. Czas wprowadzenia podziału do ewidencji wynosi od kilku dni do miesiąca. W księdze wieczystej? Tylko jeśli ktoś zawiadomi sąd, a aktualizacja może trwać od kilku dni do nawet 11 miesięcy.

Teoretycznie starosta ma obowiązek poinformować wydział ksiąg wieczystych o zmianach w ewidencji. W praktyce? … .

Inne sytuacje:

• scalenie działek – ktoś kiedyś połączył kilka działek w jedną, dostał nowy numer. Ewidencja się zaktualizowała, księga wieczysta czeka na zawiadomienie.
• Korekty błędów – ktoś kiedyś źle przepisał numer (omyłka pisarska) i przez lata nikt tego nie zauważył.
• Zmiany numeracji podczas modernizacji EGiB – choć prawo pozwala zachować dotychczasową numerację, w niektórych przypadkach numery działek mogły ulec zmianie, co prowadzi do rozbieżności z księgą wieczystą.

Dlaczego to Twój problem?

Bo przed transakcją Ty (lub Twój prawnik/agent nieruchomośc) sprawdzasz, czy dane w księdze wieczystej zgadzają się z danymi w ewidencji gruntów. Właściwie to sprzedający powinien to sprawdzić wcześniej, ale czasem lepiej wyjść przed szereg niż później się rozczarować. Jeśli się nie zgadzają – transakcja stoi. Nie ma „no ale to tylko numer, przecież wiadomo, o którą działkę chodzi”. Nie wiadomo. Dokumenty muszą się zgadzać.

Notariusz przy sporządzaniu aktu wymaga wypisu i wyrysu z EGiB i rzuci okiem na dokumenty – wtedy wykryje niezgodność. Ale lepiej, żebyś Ty (albo sprzedający) wykrył to wcześniej, bo inaczej przychodzicie do kancelarii, a notariusz mówi „nie podpiszemy, dopóki tego nie naprawicie”. I tyle. Transakcja odwołana, terminy przesunięte, wszyscy niezadowoleni.

Konsekwencje:

• nie kupisz – niezgodność oznaczenia działki w księdze wieczystej z danymi w ewidencji gruntów blokuje transakcję.
• Nie wybudujesz – zdarzają się przypadki, gdy nadzór budowlany odmawia wydania pozwolenia na użytkowanie, bo roboty zostały zrealizowane na działce o innym numerze niż w pozwoleniu na budowę
• Nie podzielisz – nie możesz wystąpić o podział działki, jeśli jej numer w KW jest nieaktualny
• Problemy z dziedziczeniem – jeśli kupujesz działkę z myślą o spadku, Twoi spadkobiercy będą musieli najpierw naprawić niezgodność, zanim dostaną własność

Krótko mówiąc: dopóki numery się nie zgadzają, działka dryfuje w bańce prawnego zawieszenia. Istnieje, sprzedający twierdzi, że jest jego, ale Ty nie możesz jej kupić. A jeśli już jakoś kupisz – nie możesz z nią nic zrobić.

Kiedy odkrywasz problem? (najczęstsze sytuacje)

W 99% przypadków niezgodność wychodzi podczas próby sprzedaży – notariusz weryfikuje dokumenty i transakcja ląduje w koszu. Ale są też inne, rzadsze momenty, kiedy problem postanawia zrujnować Ci dzień:

Przed budową (wniosek o pozwolenie)

Masz działkę, masz projekt, masz marzenia o własnym domu. Składasz wniosek o pozwolenie na budowę i słyszysz: „Nie, bo numery się nie zgadzają”. Albo – co jest jeszcze bardziej wkurzające – budujesz spokojnie przez rok, dom stoi, a potem nadzór budowlany mówi: „Pozwolenie na użytkowanie? Nie ma mowy, bo Pan budował na działce 123/1, a w dokumentach mamy 123”. I możesz sobie mieszkać w namiocie na podwórku.

Przy podziale działki

Nie chcesz sprzedać całej działki, tylko jej część. Albo chcesz wydzielić kawałek pod drugą inwestycję. Geodeta robi pomiary, wszystko git, a potem okazuje się, że nie możesz złożyć wniosku o podział, bo najpierw musisz uporządkować stary bałagan z numeracją. Paradoks: chcesz podzielić działkę, ale nie możesz, bo ktoś kiedyś podzielił działkę i nikt tego nie dopilnował.

Przy dziedziczeniu

Babcia zostawiła Ci działkę. Wzruszające, fajne, w końcu coś swojego. Tylko że zanim cokolwiek z nią zrobisz, musisz naprawić bałagan, który powstał, kiedy dziadek dzielił działkę w 1987 roku i zapomniał zaktualizować księgę wieczystą. Bo po co, skoro „i tak wszyscy wiedzą, o co chodzi”.

Jak naprawić błędny numer działki – instrukcja krok po kroku

Dobra wiadomość: da się to naprawić. Zła wiadomość: to nie Ty musisz to zrobić – to obowiązek sprzedającego. Cały proces wygląda tak: sprzedający składa wniosek KW-WPIS wraz z dokumentami z urzędu do sądu wieczystoksięgowego, płaci 100 zł opłaty i czeka. Brzmi prosto? No, w teorii tak.

Ale żebyś wiedział, o co chodzi (i mógł sprawdzić, czy sprzedający nie wciska Ci kitu), oto jak to wygląda:

Krok 1: sprzedający sprawdza niezgodność (KW online + wypis z ewidencji)

Sprzedający wchodzi na stronę Elektronicznych Ksiąg Wieczystych (https://ekw.ms.gov.pl/), sprawdza numer działki w księdze wieczystej. Potem idzie do urzędu gminy albo starostwa i prosi o wypis z ewidencji gruntów. Porównuje numery. Jeśli się nie zgadzają – kopie dalej.

Krok 2: sprzedający zbiera dokumenty (wypis z rejestru gruntów, mapa, dokumenty własności)

Musi udowodnić sądowi, że niezgodność faktycznie istnieje. Potrzebuje: wypisu z rejestru gruntów (z aktualnym numerem działki), mapy ewidencyjnej oraz dokumentów potwierdzających jego własność (akt notarialny, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku itp.).

Krok 3: sprzedający pobiera formularz KW-WPIS

Formularz KW-WPIS jest na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości albo w każdym sądzie rejonowym (wydział ksiąg wieczystych). Może go pobrać, wydrukować i wypełnić ręcznie albo wypełnić elektronicznie.

Krok 4: sprzedający wypełnia wniosek

We wniosku wskazuje: numer księgi wieczystej, aktualny numer działki (ten z ewidencji gruntów), stary numer działki (ten, który jest teraz w księdze wieczystej) oraz uzasadnienie – krótko wyjaśnia, co się stało (np. „działka została podzielona w 2018 roku, a księga wieczysta nie została zaktualizowana”).

Krok 5: sprzedający dołącza dowody

Do wniosku dołącza wszystkie dokumenty zebrane w kroku 2. Sąd musi mieć dowody, że to, co pisze, jest prawdą.

Krok 6: sprzedający płaci opłatę (100 zł)

Opłata sądowa za wpis wynosi 100 zł. Płaci przelewem na konto sądu (dane są na stronie sądu wieczystoksięgowego) albo w kasie sądu. Dołącza potwierdzenie wpłaty do wniosku.

Krok 7: sprzedający składa wniosek do sądu

Wniosek składa w sądzie rejonowym (wydział ksiąg wieczystych) właściwym dla miejsca, gdzie leży działka. Może złożyć go osobiście, wysłać pocztą albo elektronicznie przez portal informacyjny ksiąg wieczystych.

Krok 8: sprzedający czeka na decyzję (i Ty też)

Sąd rozpatruje wniosek – czas oczekiwania jest różny w zależności od obciążenia sądu. Jeśli wszystko jest ok, sąd zaktualizuje księgę wieczystą. Jeśli czegoś brakuje, sąd poprosi o uzupełnienie (i wtedy czas się wydłuży). Jak już będzie potwierdzenie – problem rozwiązany. Możecie wrócić do transakcji.

Jakich dokumentów potrzebujesz?

Czyli co sprzedający musi zebrać, żeby sąd w ogóle zechciał na niego spojrzeć. Bo bez tego stosu papierów wniosek poleci prosto do kosza, a transakcja będzie czekać w nieskończoność.

Wypis z rejestru gruntów (aktualny numer działki)

To podstawa. Sprzedający idzie do starostwa powiatowego albo urzędu gminy i prosi o aktualny wypis z ewidencji gruntów. Tam jest ten „prawdziwy” numer działki – ten, który obowiązuje teraz. Bez tego dokument sąd nawet nie zacznie rozpatrywać sprawy, bo skąd ma wiedzieć, jaki numer jest poprawny?

Mapa ewidencyjna

Żeby sąd wiedział, o którą działkę w ogóle chodzi. Bo numer to jedno, ale gdzie ta działka leży, jak wygląda, jakie ma granice – to drugie. Mapę też dostaniesz w starostwie albo urzędzie gminy. Najlepiej tę samą, na której widać aktualny numer.

Dokumenty potwierdzające własność

Sąd musi mieć pewność, że sprzedający faktycznie jest właścicielem tej działki. Może to być akt notarialny kupna-sprzedaży, umowa darowizny, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku – cokolwiek, co potwierdza, że działka należy do niego. Bez tego sąd powie: „A kim Pan w ogóle jest, żeby mi tu coś zgłaszać?”

Wypis z księgi wieczystej (stary numer)

Czyli ten dokument, w którym widać błędny numer działki. Sprzedający pobiera go ze strony Elektronicznych Ksiąg Wieczystych (https://ekw.ms.gov.pl/) – kosztuje 20 zł. Sąd musi zobaczyć, co dokładnie trzeba zmienić. Bez tego nie ma o czym rozmawiać.

Decyzja o modernizacji EGiB (jeśli była)

Jeśli numer działki zmienił się podczas modernizacji ewidencji gruntów i budynków, właściciel nieruchomości musi dołączyć decyzję starosty o tej modernizacji. To dowód, że zmiana numeru była legalna i urzędowa, a nie wynikiem czyjejś pomyłki czy samowoli. Jeśli modernizacji nie było (a numer zmienił się np. przez podział działki), ten dokument odpada.

Co jeśli sąd odrzuci wniosek?

Czyli moment, w którym sprzedający wraca z sądu z kwitkiem, a Ty zaczynasz się zastanawiać, czy w ogóle kiedykolwiek kupisz tę cholerną działkę. Spokojnie – odrzucenie wniosku nie oznacza końca świata. Tylko że trzeba go poprawić i złożyć jeszcze raz. A to kosztuje czas (i czasem nerwy).

Najczęstsze przyczyny odrzucenia

Sąd odrzuca wniosek najczęściej z prozaicznych powodów. Brakuje jakiegoś dokumentu – np. sprzedający zapomniał dołączyć mapę ewidencyjną albo potwierdzenia własności. Albo dokumenty są nieaktualne – wypis z ewidencji gruntów sprzed dwóch lat może zostać uznany za nieaktualny (choć przepisy nie określają konkretnego terminu ważności, to różne instytucje mają różne wymagania). Czasem problem leży w samym wniosku – sprzedający źle wypełnił formularz, pomylił numery działek albo zapomniał uzasadnienia. Zdarza się też, że nie dołączył potwierdzenia wpłaty opłaty sądowej. Sąd nie pracuje za darmo, więc bez dowodu wpłaty wniosek leci w kosmos.

Ważne: sąd inaczej traktuje braki formalne (np. niewłaściwy formularz, brak opłaty, źle wypełniony wniosek) i braki merytoryczne (np. brak podstaw prawnych, sprzeczne dokumenty). Te pierwsze można uzupełnić. Te drugie prowadzą do natychmiastowego oddalenia wniosku.

Jak poprawić wniosek i złożyć ponownie

Jeśli są to braki formalne, sąd wysyła wezwanie do uzupełnienia. Sprzedający dostaje pismo z informacją, czego brakuje i ma dokładnie tydzień na poprawkę. Musi uzupełnić brakujące dokumenty, poprawić błędy we wniosku i wysłać wszystko z powrotem do sądu. Jeśli zrobi to w terminie – sprawa idzie dalej, a wniosek wywołuje skutek od daty pierwotnego złożenia (co oznacza, że nie traci kolejki). Jeśli nie – wniosek zostaje odrzucony i trzeba zaczynać od nowa. Dobra wiadomość: jeśli opłata została wniesiona we właściwej wysokości za pierwszym razem, nie trzeba płacić jej ponownie. Dlatego lepiej, żeby sprzedający nie olewał terminów. Bo wtedy Ty czekasz jeszcze dłużej.

Kiedy iść do prawnika?

Jeśli sprzedający po raz drugi dostaje odmowę, albo sąd pisze coś w stylu „sprawa wymaga dodatkowych wyjaśnień”, albo odrzuca wniosek z przyczyn merytorycznych – to znak, że czas wezwać prawnika. Niektóre przypadki są bardziej skomplikowane – np. gdy działka była kilka razy dzielona, scalana, a dokumentacja jest niekompletna albo sprzeczna. Wtedy sam sprzedający może nie dać rady, a próby na oślep tylko przedłużają sprawę. Prawnik wie, jakie dokumenty sąd chce zobaczyć, jak sformułować wniosek i co zrobić, żeby sprawa poszła gładko. Kosztuje? Tak. Ale jeśli transakcja stoi od miesięcy, to lepsze rozwiązanie niż czekanie w nieskończoność. A Ty, jako kupujący, możesz delikatnie zasugerować sprzedającemu, że może warto by było.

Jak uniknąć problemów w przyszłości?

Gratulacje, kupiłeś działkę. Teraz jesteś właścicielem i to Ty odpowiadasz za to, żeby dokumenty się zgadzały. Bo jeśli kiedyś będziesz chciał sprzedać, podzielić albo zabudować tę działkę – niezgodność w numerach zablokuje Ci wszystko. I wtedy to Ty będziesz biegał po urzędach, a nie jakiś poprzedni właściciel. Dlatego lepiej dmuchać na zimne.

Sprawdzaj KW regularnie (szczególnie po modernizacji EGiB)

Nie, nie musisz sprawdzać księgi wieczystej co tydzień. Ale jeśli w Twojej okolicy przeprowadzana jest modernizacja ewidencji gruntów i budynków – zrób sobie przypomnienie i sprawdź, czy numer działki w księdze wieczystej nadal się zgadza z tym w ewidencji. Modernizacja EGiB to moment, w którym numery działek mogą ulec zmianie (choć prawo pozwala zachować dotychczasową numerację, nie zawsze tak się dzieje). Starosta teoretycznie ma obowiązek zawiadomić sąd o zmianie, ale w praktyce? Często tego nie robi. Więc lepiej sprawdź sam. Wejdź na stronę Elektronicznych Ksiąg Wieczystych (https://ekw.ms.gov.pl/), pobierz wypis (20 zł) i porównaj z wypisem z ewidencji gruntów. Jeśli coś się nie zgadza – działaj od razu, zanim problem urośnie.

Przy każdej zmianie (podział, scalenie) sprawdź, czy KW jest aktualna

Planujesz podzielić działkę? Scalić ją z sąsiednią? Super, tylko pamiętaj, że ewidencja gruntów zaktualizuje się automatycznie (od kilku dni do miesiąca), ale księga wieczysta – nie. Musisz sam (albo przez geodetę, notariusza, prawnika) zawiadomić sąd wieczystoksięgowy o zmianie. Inaczej za kilka lat, kiedy będziesz chciał sprzedać działkę 123/1, okaże się, że w księdze wieczystej nadal widnieje stary numer 123. I wtedy zacznie się cały ten cyrk z prostowaniem wpisów. Więc jak tylko dostaniesz decyzję o podziale/scaleniu – od razu składaj wniosek o aktualizację księgi wieczystej. To kosztuje 100 zł i trochę czasu, ale oszczędza Ci (i przyszłym kupującym) ogromnego bólu głowy.

Zachowaj wszystkie dokumenty

Każdy akt notarialny, każdą decyzję o podziale działki, każdą mapę ewidencyjną, każdy wypis z rejestru gruntów – wszystko. Schowaj to w segregatorze, zeskanuj, wrzuć na dysk, zrób backup w chmurze. Bo jeśli kiedyś będziesz musiał prostować wpis w księdze wieczystej, sąd będzie chciał zobaczyć dowody. A jeśli nie będziesz miał dokumentów sprzed 10 lat, będziesz musiał biegać po urzędach i prosić o duplikaty. A to kosztuje czas i pieniądze. Lepiej mieć wszystko pod ręką i nie musieć się martwić.

Pobierz checklistę i zachowaj ją, jeśli będziesz sprzedwał/a nieruchomość

FAQ – Księga wieczysta nieruchomości i jej sprostowanie

Czy mogę kupić działkę z błędnym numerem nieruchomości w księdze wieczystej?

Nie. Teoretycznie sprzedający może Ci ją oferować, ale w praktyce transakcja nie dojdzie do skutku. Notariusz przy sporządzaniu aktu wymaga wypisu i wyrysu z ewidencji gruntów i rzuci okiem na księgę wieczystą. Jeśli zauważni niezgodność księgi wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym (że numery się nie zgadzają) – nie podpisze aktu. Ty (albo Twój prawnik) też możesz sprawdzić dokumenty przed transakcją i powiedzieć „nie, dziękuję”. Bo kto normalny kupi działkę, której dokumenty się kłócą? Więc zanim zdecydujesz się na zakup, upewnij się, że sprzedający naprawił niezgodność. Inaczej tylko tracisz czas i pieniądze na notariusza.

Co jeśli kupuję działkę jako współwłaściciel – czy muszę czekać na wszystkich?

Jeśli kupujesz działkę razem z kimś (np. z małżonkiem) i okaże się, że numer w księdze wieczystej jest błędny, każdy ze współwłaścicieli może złożyć wniosek o sprostowanie wpisu. Nie potrzeba zgody pozostałych współwłaścicieli, bo to nie jest zmiana treści wpisu (np. sprzedaż udziału), tylko prostowanie błędu. Sąd zaktualizuje numer działki dla całej nieruchomości. Więc jeśli sprzedający zwleka albo inni współwłaściciele olewają temat, a Ty już jesteś właścicielem – możesz działać sam.

Ile czasu sprzedający ma na naprawienie błędu?

Formalnie? Nie ma terminu. Sprzedający może żyć z błędnym numerem w księdze wieczystej latami i nikt go za to nie ukarze. Problem w tym, że dopóki błąd istnieje, dopóty nie może sprzedać działki – Tobie ani nikomu innemu. Więc jeśli zależy Ci na tej transakcji, możesz postawić sprzedającemu ultimatum: albo naprawia niezgodność w określonym terminie (np. 2 miesiące), albo rezygnujesz z zakupu. Bo czekanie w nieskończoność na to, aż sprzedający w końcu się ogarnie, to strata Twojego czasu i nerwów.

Czy mogę żądać odszkodowania od sprzedającego za opóźnienie?

To zależy, co było w umowie przedwstępnej (jeśli ją podpisaliście). Jeśli w umowie był zapis o terminie zawarcia umowy przyrzeczonej i sprzedający go nie dotrzymał przez niezgodność w dokumentach – możesz żądać odstąpienia od umowy i zwrotu zadatku (albo nawet podwójnego zadatku, jeśli tak było zapisane). Możesz też dochodzić odszkodowania za poniesione koszty (np. zapłacony prawnik, notariusz, wycena nieruchomości). Ale to wymaga udowodnienia szkody i może skończyć się w sądzie. Dlatego zanim wpłacisz zadatek, sprawdź dokumenty działki – księgę wieczystą i ewidencję gruntów. Jeśli numery się nie zgadzają, albo nie podpisuj umowy przedwstępnej, albo wpisz w niej warunek: „umowa przyrzeczona zostanie zawarta po naprawieniu niezgodności w KW”.

Przeczytaj inne poradniki i bądź o dwa kroki do przodu.